Gustavo
Autran, da Agência O Globo
Demandas no trabalho são como os boletos: nunca vão parar
de chegar. No mundo hiperconectado de hoje, elas não apenas chegam sem parar,
mas também têm mais urgência de serem concluídas. Tudo isso para quê? Para
darmos conta das próximas demandas — é claro. Pensando assim, de um jeito bem
pragmático, é preciso saber administrar o tempo e manter o foco na
produtividade. Tudo com o objetivo de não levar para casa a tarefa que não
conseguiu terminar durante o expediente.
Para Diego Maia, empresário e especialista em gestão, o
primeiro passo é saber estabelecer quais são as suas prioridades. Isso vai ser
útil na hora de saber em que focar exatamente, sem desviar do seu objetivo. Mas
ele pondera que nem tudo é tão previsível na vida real. Muitas vezes, novas
obrigações vão aparecendo no meio do processo e essa priorização pode ser
refeita.
"Aprendi a restringir o meu acesso ao WhatsApp e ao
e-mail depois que passei a checar as mensagens apenas de hora em hora. Isso me
ajudou a não ficar ansioso demais ou a cair na tentação de olhar toda hora as
notificações dos grupos do WhatsApp".
Diego enumera dez dicas para ajudar o trabalho a sair de
você quando terminar o seu expediente.
1) Não desperdice tempo
Otimizar o tempo é a melhor maneira para não deixar o
trabalho acumular. Para isso é preciso ter disciplina e rigor com os horários
estabelecidos na sua agenda, até porque são muitas as distrações que vão rondar
você o tempo todo para roubar a sua concentração.
2) Negocie prazos de entrega
Algumas vezes, o andamento de certas tarefas depende de
decisões de terceiros. Outras vezes, ele exige uma pesquisa aprofundada e
meticulosa. Essas são variáveis que fatalmente vão ter impacto no tempo das
entregas de cada trabalho. Ter noção do que é um prazo viável para a realização
de uma tarefa poupa frustrações e evita que os resultados sejam comprometidos.
3) Saiba dizer "não"
Seu papel na empresa precisa estar claro para todos.
Absorver funções que não são da sua responsabilidade apenas para agradar pode
respingar no cumprimento do seu cronograma de atividades. Claro que é preciso
bom senso com esse "não". Afinal, a intenção é não soar reativo ou
grosseiro.
4) Saiba o que está fazendo
Tire suas dúvidas e, para ficarmos num jargão bem
corporativo, alinhe todas suas tarefas com seu chefe. Assim, você fica sabendo
exatamente o que se espera de cada ação — e essa é a forma mais eficiente de
evitar retrabalho.
5) Faça pequenas pausas ao longo do dia
Muitas vezes, o nível de estresse ao longo de um dia de
trabalho é bastante elevado. Então, fazer pequenas pausas ajuda a tirar a
tensão um pouco e melhorar a concentração. Diego usa — e indica — a Técnica
Pomodoro, que é um método de gerenciamento de tempo desenvolvido pelo italiano
Francesco Cirillo. Ele consiste na utilização de um cronômetro para dividir o
trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos que,
segundo o método, ajudam a dar mais agilidade mental.
6) Coma bem e na hora certa
Barriga vazia não combina com produtividade. Seu estômago
vai o tempo todo lembrar que você precisa abandonar o que está fazendo para
comer. Você vai acabar se concentrando na sua fome, quando deveria estar
concentrado no seu trabalho.
7) Desconecte-se um pouco
Há trabalhos que exigem permanência on-line. Mas é preciso
ponderar para que você não perca o controle sobre os seus dispositivos,
principalmente os smartphones. No horário de trabalho, o uso desse dispositivo
deve ser controlado, assim como o tempo nas redes sociais. Grupos de WhatsApp,
por exemplo, podem dispersar e engolir a nossa produtividade. Antes de checar
seu e-mail corporativo de casa, pondere se isso é realmente necessário — ou se
é uma exigência da empresa.
8) Ocupe a mente fora do escritório
Praticar uma atividade esportiva, se inscrever num curso,
ir para a academia... Que tal canalizar as suas energias em atividades
prazerosas fora horário do expediente? Isso evita que você fique pensando no
trabalho o tempo todo, o que só vai contribuir para desenvolver uma relação
neurótica com ele.
9) Estabeleça prioridades
Para não desperdiçar tempo, é importante planejar e separar
as tarefas levando em conta a importância de cada uma. As pequenas demandas no
dia a dia não podem atrapalhar o cumprimento das grandes. Saber traçar
prioridades é organizar a rotina com foco na produtividade.
10) Seja objetivo nas reuniões
Ir direto ao ponto evita dispersão e, consequentemente, que
a agenda pessoal sofra atrasos no fim do dia. Se o time estiver desfocado, a
reunião que deveria levar quinze minutos vai facilmente durar o dobro do tempo.
Comparecer pontualmente aos compromissos também ajuda.
Tópicos:
COMPORTAMENTO
